İşletme Sorumluluğu Hizmeti Nasıl Alınır? Adım Adım Süreç

Trafo merkeziniz var ve dağıtım şirketinden bir yazı geldi: “İşletme sorumlusu bilgilerinizi iletiniz.” Ya da yeni bir tesisi enerjilendirmeye hazırlanıyorsunuz ve listede “EMO onaylı işletme sorumluluğu sözleşmesi” yazıyor. Peki bu hizmet nasıl alınır, nereden başlanır? Bu rehberde işletme sorumluluğu hizmeti almanın adımlarını, ilk temastan tesisin devralınmasına ve sonrasına kadar sade bir dille anlatıyorum.

İşletme sorumluluğu hizmeti neden gerekli?

Kendi trafo merkezi olan her işletme, bir yüksek gerilim tesisi işletir. Elektrik Kuvvetli Akım Tesisleri Yönetmeliği’nin 60. maddesi, bütün yüksek gerilim tesislerinde teknik konulardan sorumlu bir elektrik mühendisi bulunmasını ister. EMO’nun Yüksek Gerilim Tesislerinde İşletme Sorumluluğu Yönetmeliği de bu sorumluluğun kim tarafından ve nasıl üstlenileceğini düzenler. Kavramın kendisini ve dayanağını yüksek gerilim işletme sorumluluğu nedir yazısında ayrıntılı anlattım.

Pratik açıdan bakıldığında, dağıtım şirketleri işletme sorumlusu olmayan tesislerin YG taleplerini karşılamayabilir; yeni tesislerde ise onaylı sözleşme olmadan enerji verilmez. Ama asıl neden güvenliktir: yüksek gerilimde yapılan bir hata, geri alınamaz sonuçlar doğurabilir.

Bir trafo merkezinde manevra yapan, bakım firmasını içeri alan ya da bir alarmı yorumlayan kişinin arkasında, tesisi tanıyan ve sorumluluğu üstlenmiş bir mühendis olmalıdır. Sözleşme, bu ilişkiyi kâğıda döker; ama değerini, sahada düzenli olarak sürdürülen denetimler ve açık iletişim belirler. Bu yüzden süreci yalnızca bir evrak işi olarak değil, tesisin güvenliği için kurulan bir düzenin başlangıcı olarak görmek gerekir.

Adım 1: Mevcut durumu netleştirin

İlk soru şudur: bünyenizde EMO’nun YGTİS belgesine sahip ve tam gün çalışan bir elektrik mühendisi var mı?

• Varsa: Bu mühendis, yalnızca çalıştığı adresteki tesisin işletme sorumluluğunu üstlenebilir. Yine de EMO’ya bildirim ve dağıtım şirketine bilgi verilmesi gerekir.
• Yoksa: Hizmeti, serbest müşavir mühendislik (SMM) belgesi ve YGTİS belgesi olan bir elektrik mühendisinden, EMO onaylı bir sözleşmeyle almanız gerekir.

Hâlihazırda bir sözleşmeniz varsa bitiş tarihini not edin. İşletme sorumluluğu sözleşmeleri her yıl 31 Aralık’ta sona erer ve yeni yıl için yenilenir. Kadrolu mühendis ile dışarıdan hizmet arasındaki seçimi tam zamanlı mühendis mi, dışarıdan işletme sorumlusu mu yazısında karşılaştırdım.

Adım 2: Tesis bilgilerini toplayın

Teklif için çok fazla belgeye ihtiyaç yoktur. İlk değerlendirme için şu bilgiler yeterlidir:

• Tesis adresi,
• Trafo merkezinin tipi: bina tipi mi, prefabrik köşk mü, direk tipi mi?
• Trafo sayısı ve her trafonun gücü (kVA).

Trafo gücünü trafonun etiketinde ya da abonelik belgelerinizde bulabilirsiniz. Elinizde varsa tek hat şeması, son topraklama ölçüm raporu ve önceki işletme sorumlusunun raporları da süreci hızlandırır.

Sözleşme aşamasında ayrıca işverenin unvanı, vergi bilgileri ve imza yetkilisi ile abone ve tesisat numarası istenir.

Adım 3: Teklif alın ve kapsamı netleştirin

Bilgilerinizi ilettiğinizde, EMO’nun en az ücret tarifesi ve tesisin koşulları dikkate alınarak hizmet kapsamı ve bedeli yazılı olarak sunulur. EMO tarifesinin altında teklif verilemez; teklifler arasındaki farklar genellikle yol ücretinden ve ek hizmetlerden kaynaklanır.

Teklifi değerlendirirken şu sorulara cevap arayın:

• Sorumluluğu hangi mühendis üstlenecek, belgeleri güncel mi?
• Denetimler nasıl yapılacak, rapor örneği var mı?
• Acil durumda mühendise nasıl ulaşılacak?
• Kompanzasyon takibi, bakım ve ölçüm gibi ek hizmetler dâhil mi?

Yaklaşık bedeli önceden görmek isterseniz ücret hesaplama aracını kullanabilirsiniz. Firma seçerken sorulacak soruların tamamını YG işletme sorumluluğu firmaları: seçerken sorulacak 10 soru yazısında topladım.

Adım 4: Sözleşme, EMO onayı ve bildirim

Mutabakatın ardından EMO’nun matbu sözleşme formu doldurulur ve iki tarafça imzalanır. Sözleşme, tesisin bulunduğu yerdeki EMO birimine sunulur. Birim; bilgilerin doğruluğunu, ücretin tarifeye uygunluğunu, mühendisin belgelerini ve üstlendiği tesis sınırlarını kontrol eder ve sözleşmeyi onaylar.

Onaylı sözleşme, enerji sağlayan kuruluşa, yani bölgenizdeki dağıtım şirketine bildirilir. Onay sürecinin ayrıntılarını işletme sorumluluğu sözleşmesi EMO’ya nasıl onaylatılır yazısında anlattım.

Adım 5: Devralma ve ilk denetim

İşletme sorumlusu görevi devraldıktan sonra yaptığı ilk iş, tesisi ayrıntılı olarak incelemektir. Bu ilk denetimde genellikle şunlara bakılır:

• Trafo merkezinin fiziksel durumu: kapılar, aydınlatma, havalandırma, yağ çukuru, uyarı levhaları,
• OG hücreleri ve trafo: görsel durum, göstergeler, kilitlemeler,
• Güvenlik malzemeleri: eldivenler, ıstanka, gerilim dedektörü, topraklama takımı ve test tarihleri,
• Belgeler: tek hat şeması, topraklama ölçüm raporları, önceki denetim raporları,
• Personel: kim trafo merkezine giriyor, kim yetkili, kim eğitimli?

Tespit edilen eksiklikler işverene yazılı olarak bildirilir ve öncelik sırasına konur. Tek hat şeması ve manevra yönergeleri hazırlanır ya da güncellenir ve trafo merkezine asılır. İşletme personeli bilgilendirilir.

Bu ilk tutanak, sonraki aylarda yapılan iyileştirmelerin ölçüldüğü referans noktasıdır. Tesisi başka bir mühendisten devralıyorsanız, önceki dönemden kalan sorunlarla yeni dönemi birbirinden ayırır. Devralma sürecinin ayrıntılarını trafo işletme sorumluluğu devralma yazısında ele aldım.

Adım 6: Düzenli denetim ve raporlama

Devralmadan sonra hizmet düzenli bir ritme oturur:

• En az ayda bir denetim ve tutanak,
• En fazla dört ayda bir dönemsel rapor; enerji sağlayan kuruluşa, işverene ve gerektiğinde EMO birimine,
• Manevraların ve arıza müdahalelerinin yönetimi,
• Bakımların koordinasyonu ve topraklama ölçümlerinin yaptırılması,
• Yıl sonunda sözleşmenin yenilenmesi.

Denetimlerde kullanılan formun içeriğini EMO YG işletme sorumluluğu kontrol formu yazısında anlattım.

Yeni tesis ile mevcut tesis arasındaki fark

Süreç, tesisin yeni mi yoksa yıllardır işletmede mi olduğuna göre farklı bir ağırlık kazanır.

Yeni bir tesiste işletme sorumluluğu, enerjilendirme takviminin bir parçasıdır. Trafo merkezinin montajı biterken mühendis belirlenmeli, tesisi kabul öncesinde görmeli, test ve ölçüm raporlarını incelemelidir. Sözleşme bu aşamada hazırlanır ve onaylanır; onaylı nüsha, kabul ve enerjilendirme dosyasına eklenir. Bu sırayla ilerlendiğinde, uyarı levhaları, manevra yönergesi ve güvenlik malzemeleri gibi eksikler enerji verilmeden önce tamamlanır.

Mevcut bir tesiste ise mühendis, yıllar içinde oluşmuş bir durumu devralır. Belgeler eksik olabilir, tek hat şeması sahayla uyuşmayabilir, güvenlik malzemelerinin test tarihleri geçmiş olabilir. Bu tesislerde ilk denetim daha uzun sürer ve eksiklik listesi daha kabarık çıkar. Bu, bir başarısızlık değil, bir başlangıçtır. Önemli olan, eksiklerin önceliklendirilmesi ve makul bir takvimle giderilmesidir.

Direk tipi trafolar için not

Tarımsal sulama, küçük atölyeler ya da kırsal işletmeler için kurulmuş direk tipi trafolarda süreç aynıdır, ama ölçek küçüktür. Bu tesislerde çoğu zaman teknik personel yoktur ve işveren sürece yabancıdır. Mühendisin süreci baştan sona yürütmesi, işverene neyin neden gerektiğini sade bir dille anlatması önemlidir.

Bu tesislerde sık karşılaşılan bir yanlış anlama da şudur: “Trafoyu kışın kullanmıyoruz, sözleşmeye gerek yok.” Trafo enerjili olduğu sürece işletme sorumluluğu yükümlülüğü devam eder. Kullanılmayan dönemde trafonun enerjisinin kesilmesi ayrı bir süreçtir ve dağıtım şirketiyle yürütülür.

Sözleşmeden önce tesisi görmek

Ciddi bir işletme sorumlusu, teklif vermeden ya da en geç sözleşme imzalanmadan önce tesisi görmek ister. Bu, hem doğru bir kapsam belirlemek hem de işverene gerçekçi bir başlangıç tablosu sunmak içindir. Görmeden verilen teklifler, sonradan “bu kadar eksik olduğunu bilmiyordum” tartışmalarına yol açabilir.

İşveren açısından da bu ziyaret değerlidir. Mühendisin tesise nasıl yaklaştığını, hangi soruları sorduğunu ve eksikleri nasıl anlattığını görmek, onunla çalışmanın nasıl olacağı hakkında iyi bir fikir verir. Bu ön ziyarette tek hat şemasını, son ölçüm raporlarını ve varsa önceki denetim tutanaklarını hazır bulundurmak, görüşmeyi verimli kılar.

İşverenin bu süreçteki rolü

Hizmeti almak, sorumluluğun tamamen devredildiği anlamına gelmez. Yönetmelik, işverene de yükümlülükler verir: işletme sorumlusunun istediği iş ve hizmetleri sağlamak, bakım ve güvenlik malzemelerini temin etmek, personeli yetkilendirmek, tesisteki değişiklikleri bildirmek ve talimatlara uyulmasını sağlamak. Talimatlara uyulmamasından doğan kayıplardan işveren sorumlu tutulur.

Pratikte işverenin yapması gerekenler şunlardır: bir temas kişisi belirlemek, denetim tutanaklarını okumak ve eksikliklerin giderilmesini takip etmek, yıl sonu yenilemesini zamanında başlatmak. Bu yükümlülüklerin ayrıntısını YG tesislerinde işletme sorumluluğu: tesis sahibine düşenler yazısında anlattım.

İlk yılın takvimi

Hizmetin ilk yılını kabaca şöyle düşünebilirsiniz. İlk ay, devralma ve ayrıntılı denetimle geçer; eksiklik listesi çıkarılır, tek hat şeması ve manevra yönergesi güncellenir. İkinci ve üçüncü aylarda acil eksikler giderilir: eksik güvenlik malzemeleri temin edilir, süresi geçmiş testler yaptırılır, uyarı levhaları tamamlanır. Personel için tesise özgü ilk eğitim bu dönemde verilir.

Dördüncü ayın sonunda ilk dönemsel rapor hazırlanır. Bu rapor, başlangıçtaki durumla dört ay sonraki durumu karşılaştırır ve bekleyen işleri listeler. Yılın ikinci yarısında bakım planı uygulanır, periyodik ölçümler yapılır ve ikinci dönemsel rapor hazırlanır. Kasım ayında yeni yılın sözleşmesi konuşulur, aralık ayında onaya sunulur.

Bu takvim her tesiste aynı işlemez; ama işverenin sürecin nereye gittiğini görmesine ve bütçesini buna göre planlamasına yardımcı olur. İkinci yıldan itibaren tempo genellikle sakinleşir: başlangıçtaki eksikler giderilmiştir, personel düzene alışmıştır ve denetimler daha çok rutin kontrollere ve yeni ortaya çıkan konulara odaklanır. Tesiste büyük bir değişiklik olmadıkça, hizmet öngörülebilir bir ritimde devam eder. Yeni bir trafo, güç artırımı ya da işletmenin el değiştirmesi gibi durumlarda ise süreç kısmen başa döner ve sözleşme ile belgeler güncellenir.

Sık yapılan hatalar

• Sözleşme bitişini kaçırmak: Yıl sonunda sona eren sözleşmeyi yenilemeyi unutmak, tesisin sorumlusuz kalmasına yol açar.
• Eksik bilgiyle teklif istemek: Trafo sayısı ya da gücü belirtilmediğinde süreç uzar.
• Onaylı nüshayı dağıtım şirketine iletmemek: Tesis, dağıtım şirketinin kayıtlarında sorumlusuz görünür.
• Bildirilen eksikleri ertelemek: İlk denetimde tespit edilen eksiklerin giderilmesi, tesis güvenliği açısından önceliklidir.
• Temas kişisi belirlememek: Tutanaklar okunmadan kalır.
• Yeni tesislerde süreci son güne bırakmak: Enerjilendirme gecikir.

Özet

İşletme sorumluluğu hizmeti almak için önce tesiste YGTİS belgeli kadrolu bir mühendis olup olmadığı netleştirilir; yoksa SMM ve YGTİS belgeli bir mühendisle EMO onaylı sözleşme yapılır. Süreç; tesis bilgilerinin toplanması, teklif ve kapsamın netleştirilmesi, sözleşmenin EMO’ya onaylatılıp dağıtım şirketine bildirilmesi, tesisin devralınıp ilk denetimin yapılması ve ardından aylık denetim ile dönemsel raporlamayla sürer. İşveren de bu süreçte temas kişisi belirleyerek ve eksikleri takip ederek aktif rol alır. Süreç hakkında sorularınız ve teklif için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.